Deelnemersvoorwaarden

Deelnemersvoorwaarden Scout Out 2018

I ALGEMENE BEPALINGEN

1. TOEPASSELIJKHEID

1.1 Op alle aanbiedingen, werkzaamheden en aanmeldingen tussen de organisatie van de Scout Out, onderdeel van Scouting regio Groningen (hierna ‘de Scout Out’) en haar deelnemers, zijn de hierna vermelde deelnemersvoorwaarden (hierna ‘voorwaarden’) van toepassing.

1.2 Door het aanmelden voor de Scout Out aanvaardt de deelnemer de toepasselijkheid van deze voorwaarden.

2. AANMELDING

2.1 Aanmelden voor de Scout Out gebeurt uitsluitend door het invullen van het deelnameformulier welke staat gepubliceerd op www.scout-out.nl. Aanmelding wordt definitief nadat de betaling is binnengekomen op de rekening die de organisatie aangeeft in de bevestigingsmail.

2.2 Zodra alle workshops zijn vastgelegd, ontvangen definitief aangemelde deelnemers op het opgegeven e-mailadres een keuzeformulier, waarmee zij hun voorkeuren voor workshops kunnen aangeven. Aanmeldingen worden in volgorde van binnenkomst behandeld.

2.3 De Scout Out stelt al het mogelijke in het werk om elke deelnemer te laten meedoen aan de workshops van zijn of haar voorkeur.

2.4 De minimum leeftijd is 18 jaar. Uitsluitend voor deelnemers vanaf 17 jaar kan hierop een uitzondering worden gemaakt, wanneer zij leiding geven binnen een scoutinggroep. Deelnemers van 17 kunnen alleen deelnemen aan het programma tot zaterdagavond 22 september om 20.30u. Deelnemers onder de 18 zijn zelf verantwoordelijk voor een correcte inschrijving en worden geacht bij de organisatie kenbaar te maken dat zij toestemming vragen voor deelname onder de 18 jaar.

2.5 Deelname is mogelijk in twee categorieën: dagdeelname is van de opening tot de start van het avondprogramma (22 september ca. 20.30 uur). Dagdeelname kost € 15,- (vijftien euro). Weekenddeelname is van de opening tot de sluiting (23 september ca. 12 uur). Weekenddeelname kost € 25,- (vijfentwintig euro).

3. DEELNAME AAN SCOUT OUT EN GEDRAGSREGELS

3.1 De deelnemer zorgt ervoor op tijd aanwezig te zijn voor de Scout Out. Bij eventuele verlate aankomst worden deelnemersgelden niet gerestitueerd.

3.2 Het meebrengen en gebruiken van eigen van eigen alcoholhoudende dranken is niet toegestaan.

3.3 Het meebrengen en gebruiken van drugs is niet toegestaan. Overtreding van deze voorwaarde leidt tot directe verwijdering van het terrein. De groep en de regio van de verwijderde deelnemer(s) zullen onverwijld worden ingelicht over eventueel drugsbezit en -gebruik.

4 WIJZIGINGEN IN PROGRAMMA

4.1 Hoewel het programma van de Scout Out met de grootst mogelijke zorg tot stand komt, behoudt de Scout Out zich het recht voor wijzigingen in het programma aan te brengen die het wezen van de Scout Out niet aantasten. Aan het aanbod op de website kunnen derhalve geen rechten worden ontleend. De Scout Out is niet aansprakelijk voor eventuele publicatiefouten.

5 BETALING

5.1 Voor alle deelnemers geldt dat zij de deelnameprijs verschuldigd zijn aan de Scout Out. De inschrijving wordt definitief zodra de deelnemersbijdrage is bijgeschreven op de rekening van de Scout Out.

5.2 De volledige betaling van de inschrijving dient uiterlijk voor de opening van de Scout Out voldaan te zijn.

II. OVERIGE BEPALINGEN TEN AANZIEN VAN SCOUT OUT

6 ANNULERING

6.1 Voor de Scout Out geldt een minimum aantal deelnemers van 100. De Scout Out behoudt zich het recht voor om de Scout Out af te gelasten bij te weinig deelname. Bij annulering door de Scout Out worden deelnemersgelden gerestitueerd, met dien verstande, dat de Scout Out zich het recht voorhoudt om € 2,50 (twee euro vijftig) administratiekosten in te houden op de deelnemersgelden.

6.2 Uitgangspunt van de Scout Out is dat elk programmaonderdeel doorgang vindt. Voor onderdelen kunnen minimale deelnemersaantallen worden vastgesteld, zonder uitdrukkelijke vermelding of publicatie vooraf. Indien blijkt dat voor een bepaald onderdeel onvoldoende belangstelling is, kan de Scout Out besluiten dit onderdeel te annuleren. Deelnemers die voor dit onderdeel hun voorkeur hebben aangegeven op het keuzeformulier, wordt een alternatief programmaonderdeel geboden. Zij krijgen hierover bericht bij aanmelding op het terrein.

6.3 Annulering door een deelnemer geschiedt per mail aan info@scout-out.nl, met opgaaf van reden. Deelnemersgelden worden niet gerestitueerd.

7 PROGRAMMA EN INBEGRIP

7.1 De organisatie van de Scout Out spant zich in om de Scout Out naar het beste inzicht en vermogen uit te voeren.

7.2 Diner op zaterdag en ontbijt op zondag zijn inbegrepen bij de deelnemersprijs. Frisdranken, alcoholische dranken en snacks worden door de Scout Out aangeboden tegen vergoeding.

7.3 Vergoeding van frisdranken, alcoholische dranken en snacks aan de Scout Out geschiedt via barkaarten (of een alternatief betalingsmiddel). Barkaarten à 10 consumptie-eenheden kunnen bij de Scout Out worden afgenomen tegen vergoeding van € 17,50 (zeventien euro vijftig). Verkochte barkaarten worden niet ingenomen door de Scout Out.

8 PRIVACY

8.1 De Scout Out vraagt de deelnemers om de volgende gegevens: naam, e-mailadres, groepsnaam, regio, eventuele dieetwensen en slaat deze gegevens op via een beveiligde verbinding in een online database. De beveiligde verbinding is te herkennen aan een groen slotje in de adresbalk. Deze gegevens worden alleen gedeeld met organisatieleden die deze gegevens nodig hebben om hun taak uit te voeren: (vice-)projectleiding, workshoporganisatie, inschrijvingstafel en webmaster. Voor decharge van de Scout Out-organisatie door de regio Groningen zal de Scout Out deze gegevens vernietigen.

8.2 De Scout Out maakt tijdens foto- en videomateriaal voor promotionele doeleinden op website, sociale media, nieuwsbrieven en alle overige uitingen i.h.k.v. promotie van de Scout Out. Deelnemers gaan ermee akkoord dat hun beeltenis of hun portret wordt gebruikt op dit foto- en videomateriaal.