Deelnemersvoorwaarden Scout Out 2024
I ALGEMENE BEPALINGEN
1. TOEPASSELIJKHEID
1.1 Op alle aanbiedingen, werkzaamheden en aanmeldingen tussen de organisatie van de Scout Out, onderdeel van Stichting Scout Out (hierna ‘de Scout Out’) en haar deelnemers, zijn de hierna vermelde deelnemersvoorwaarden (hierna ‘voorwaarden’) van toepassing.
1.2 Door het aanmelden voor de Scout Out aanvaardt de deelnemer de toepasselijkheid van deze voorwaarden.
1.3 Het bestuur van Stichting Scout Out kan besluiten een inschrijving van een deelnemer gemotiveerd af te wijzen. In een dergelijk geval wordt de betreffende deelnemer hiervan op de hoogte gesteld en vervalt de betalingsverplichting van de deelnemer.
2. AANMELDING, KOSTEN EN BETALING
2.1 Deelname is mogelijk in twee categorieën: dagdeelname is van de opening tot (dus zonder) diner. Dagdeelname kost € 20,00 (zegge twintig euro). Weekenddeelname is van de opening tot de sluiting (18 september ca. 12:00 uur). Weekenddeelname kost € 30,00 (zegge dertig euro).
2.2 Aanmelden voor de Scout Out gebeurt uitsluitend door het invullen van het deelnameformulier welke staat gepubliceerd op sol.scouting.nl (hierna: SOL). SOL stuurt een automatische bevestiging per mail. Deelnemers kunnen de actuele gegevens en status van hun inschrijving altijd bekijken via SOL. Bij deze eerste inschrijving gaat de deelnemer direct een betalingsverplichting aan van € 20,00 (zegge twintig euro).
2.3 Zodra alle workshops zijn vastgelegd, ontvangen ingeschreven deelnemers op het opgegeven e-mailadres een keuzeformulier, waarmee zij hun voorkeuren voor workshops kunnen aangeven. Aanmeldingen worden in volgorde van binnenkomst behandeld.
2.4 In het in 2.3 vermelde keuzeformulier wordt de deelnemer tevens gevraagd een keuze te maken voor een weekendkaart of een dagkaart. Bij de keuze voor een weekendkaart wordt nogmaals een betalingsverplichting aangegaan van € 10,00, zegge tien euro, bovenop de betalingsverlichting zoals vermeld in 2.2.
2.5 De Scout Out stelt al het mogelijke in het werk om elke deelnemer te laten meedoen aan de workshops van zijn of haar voorkeur.
2.6 De minimum leeftijd is 18 jaar. Uitsluitend voor deelnemers vanaf 17 jaar kan hierop een uitzondering worden gemaakt, wanneer zij leiding geven binnen een scoutinggroep. Deelnemers van 17 kunnen alleen deelnemen aan het programma tot zaterdagavond 22 september om 18:30u. en nemen derhalve een dagkaart af. Deelnemers onder de 18 zijn zelf verantwoordelijk voor een correcte inschrijving en worden geacht bij de organisatie kenbaar te maken dat zij toestemming vragen voor deelname onder de 18 jaar.
2.7 Deelnemers maken na de tweede inschrijving en in ieder geval twee weken voor de opening van de Scout Out het door hun verschuldigde deelnemersgeld over op de daarvoor bestemde rekening van Stichting Scout Out, zoals genoemd in de bevestigingsmail. In het geval van een tweede inschrijving binnen twee weken voor de opening geldt dat de deelnemer direct het verschuldigde bedrag overmaakt.
2.8 Alle deelnemers die voor 1 juni 2024 inschrijven en betalen maken gebruik van de vroegboekaktie. Deze vroegboekaktie houdt in recht op een gratis beker en twee consumptie-eenheden, zoals beschreven in artikel 7.3. Deelnemers kunnen aan deze aktie geen andere rechten ontlenen. De beker en consumptie-eenheden zijn niet inwisselbaar voor contanten.
2.9 Dagdeelnemers kunnen tegen betaling deelnemen aan het diner. Zij kunnen dit aangeven via het keuzeformulier zoals bedoeld in artikel 2.3. De prijs wordt in het formulier vermeld.
3. DEELNAME AAN SCOUT OUT EN GEDRAGSREGELS
3.1 De deelnemer zorgt ervoor op tijd aanwezig te zijn voor de Scout Out. Bij eventuele verlate aankomst worden deelnemersgelden niet gerestitueerd.
3.2 Het meebrengen en gebruiken van eigen alcoholhoudende dranken is niet toegestaan.
3.3 Het meebrengen en gebruiken van drugs is niet toegestaan. Overtreding van deze voorwaarde leidt tot directe verwijdering van het terrein. De groep en de regio van de verwijderde deelnemer(s) zullen onverwijld worden ingelicht over eventueel drugsbezit en -gebruik.
4 WIJZIGINGEN IN PROGRAMMA
4.1 Hoewel het programma van de Scout Out met de grootst mogelijke zorg tot stand komt, behoudt de Scout Out zich het recht voor wijzigingen in het programma aan te brengen die het wezen van de Scout Out niet aantasten. Aan het aanbod op de website en social media kunnen derhalve geen rechten worden ontleend. De Scout Out doet haar uiterste best publicatiefouten op de website en sociale media te voorkomen, maar kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld door deelnemers.
II. OVERIGE BEPALINGEN TEN AANZIEN VAN SCOUT OUT
6 ANNULERING EN NIET NAKOMEN BETALINGSVERPLICHTING
6.1 Voor de Scout Out geldt een minimum aantal deelnemers van 100. De Scout Out behoudt zich het recht voor om de Scout Out af te gelasten bij te weinig deelname. Bij annulering door de Scout Out worden deelnemersgelden gerestitueerd, met dien verstande, dat de Scout Out zich het recht voorhoudt om € 2,50 (twee euro vijftig) administratiekosten in te houden op de deelnemersgelden.
6.2 Uitgangspunt van de Scout Out is dat elk programmaonderdeel doorgang vindt. Voor onderdelen kunnen minimale deelnemersaantallen worden vastgesteld, zonder uitdrukkelijke vermelding of publicatie vooraf. Indien blijkt dat voor een bepaald onderdeel onvoldoende belangstelling is, kan de Scout Out besluiten dit onderdeel te annuleren. Deelnemers die voor dit onderdeel hun voorkeur hebben aangegeven op het keuzeformulier, wordt een alternatief programmaonderdeel geboden. Zij krijgen hierover uiterlijk bericht bij aanmelding op het terrein.
6.3 Annulering door een deelnemer geschiedt per mail aan info@scout-out.nl en in SOL, met opgaaf van reden. Deelnemersgelden van de eerste inschrijving, zoals vermeld in 2.2 en 2.4, worden niet gerestitueerd.
6.4 Deelnemers die hun betalingsverpichting niet nakomen, ook niet na herinnering en aanmaning, kunnen van verdere deelname aan alle activiteiten van de Stichting Scout Out worden uitgesloten, zulks ter beoordeling van het bestuur van Stichting Scout Out. Zij zullen hiervan op de hoogte worden gebracht.
7 PROGRAMMA EN INBEGRIP
7.1 De organisatie van de Scout Out spant zich in om de Scout Out naar het beste inzicht en vermogen uit te voeren.
7.2 Diner op zaterdag en ontbijt op zondag zijn inbegrepen bij de deelnemersprijs van een weekendkaart. Frisdranken, alcoholische dranken en snacks worden door de Scout Out aangeboden tegen vergoeding.
7.3 Vergoeding van frisdranken, alcoholische dranken en snacks aan de Scout Out geschiedt via barkaarten (of een alternatief betalingsmiddel). Barkaarten à 5 consumptie-eenheden (of een veelvoud van 5) kunnen bij de Scout Out worden afgenomen tegen vergoeding van € 2,00 (twee euro) per consumptie-eenheid. Eenmaal verkochte barkaarten worden niet teruggenomen door de Scout Out.
8 PRIVACY
8.1 De Scout Out vraagt de deelnemers om de volgende gegevens: naam, e-mailadres, groepsnaam, regio, eventuele dieetwensen en slaat deze gegevens op in SOL via een beveiligde verbinding. De beveiligde verbinding is te herkennen aan een groen slotje in de adresbalk. Deze gegevens worden alleen gedeeld met organisatieleden die deze gegevens nodig hebben om hun taak uit te voeren: (vice-)projectleiding, workshoporganisatie, inschrijvingstafel en webmaster. Voor decharge van de Scout Out door de Stichting Scout Out zal de Scout Out deze gegevens archiveren in SOL.
8.2 De Scout Out maakt tijdens het evenement foto- en videomateriaal voor promotionele doeleinden op website, sociale media, nieuwsbrieven en alle overige uitingen i.h.k.v. promotie van de Scout Out. Deelnemers wordt in een van de aanmeldformulieren schriftelijk gevraagd akkoord te gaan met het feit dat hun beeltenis of hun portret wordt gebruikt op dit foto- en videomateriaal t.b.v. promotie op website en sociale media zoals Facebook en Instagram.